1通のメールで複数の話題を伝えたいとき、どうやって「別件」を切り出していますか？
いきなり話題を変えてしまうと、読み手に戸惑いや違和感を与えてしまうこともあるんですよ。
だからこそ、ちょっとした一言がとても大切になってきます。
そこで、この記事では、メールでの別件の切り出し方について紹介していきます。
メールで話題をスムーズに切り替えるための表現や、丁寧な印象を与える言い回しを例文つきでわかりやすく紹介します。
ビジネスメールにも、プライベートのやりとりにも使える内容になっていますので、ぜひ参考にしてくださいね。
それでは早速見ていきましょう。
メールでの別件の切り出し方
この記事では、メールでの別件の切り出し方を4つ紹介します。
- 「別件になりますが」の例文
- 「話は変わりますが」の敬語例文
- 「さて」「ところで」などの接続詞例文
- 「恐縮ですが」の例文
それでは、一緒に見ていきましょう。
「別件になりますが」の例文
例えば以下のように書くと、読み手にも違和感なく届きます。
「先日の資料の件ですが、ご確認ありがとうございます。
”別件になりますが、”来月の会議日程についてご相談があります。」
このフレーズは、ビジネスでも日常でも丁寧さを保ちながら話題を切り替えるのにとても便利です。
「これから別の話をしますよ」という合図を相手にやさしく伝えられます。
突然違う話題を出されると、読む側はびっくりしますし、ちょっと混乱してしまいますよね。
ですが「別件になりますが」とワンクッション置くことで、相手もすっと話題に乗ってきてくれるんです。
「別件になりますが」は、メールの中で自然に話題を切り替えたいときの、定番中の定番フレーズとして覚えておくと便利ですよ。
「話は変わりますが」の敬語例文
ポイントは、「話は変わりますが」だけで終わらせず、後に続ける文章でしっかり敬語を使うことです。
このように、全体を丁寧にまとめると印象が良くなります。
実際に使ってみるとわかりますが、「話は変わりますが」は、少しカジュアル寄りなので、社内メールや気心の知れた取引先などで使うとちょうどよいバランスになりますよ。
かしこまりすぎず、丁寧さもある表現です。
ですから、敬語をしっかり添えて使えば、「話は変わりますが」も安心してビジネスメールに使えますよ。
そして、仕事をバリバリ頑張っているあなたは、七夕の短冊に願いを書いて息抜きをしてみませんか？
書く紙の色や両面に願い事を書くなど、「願いが叶いやすくなるコツ」など紹介しているので、実際に短冊を書くときに役立ちますよ♪
「さて」「ところで」などの接続詞例文
これらの言葉は、やや柔らかく話題を変えたいときにぴったりの表現です。
このように使うと、文章の流れがスムーズになります。
理由は、文章の流れを滑らかに保ちつつ、「これから違うことを話しますよ」という合図を自然に伝えてくれるからです。
たとえば、「ところで」は特に親しい相手や社内メールで使いやすく、硬すぎず、親しみやすい印象を持たれます。
このように続けることで、会話のようなメールになって読みやすさが増します。
ですから、接続詞を上手に使えば、話題を変えるときも相手にストレスを与えず、やわらかい印象のメールに仕上がりますよ。
丁寧さを保ちながら別件を伝えるための例文
「ワンクッション置いた表現」と「敬語」をセットで使うのが、丁寧さを保つコツです。
このように、相手に敬意を示しつつ別件を伝えると好印象になります。
「恐縮ですが」「お手数ですが」などのクッション言葉も一緒に使うと、より丁寧になりますし、相手の心証もよくなりますよね。
私も最初はちょっと大げさかな？と思ったこともありましたが、こうした表現があると、読み手も丁寧に返してくれることが多くなりました。
つまり、丁寧さを保つためには、「気遣いの言葉＋別件の切り出し」がセットというのがコツなんです。
自然で丁寧なメールを目指すなら、ぜひこのポイントを意識してみてくださいね。
メールでの別件の切り出し方！シチュエーション別例文
シチュエーション別例文では、以下の6つを紹介しますね。
- 複数の用件を伝える場合の例文
- 急ぎの依頼を含める場合の例文
- 追加の質問をする場合の例文
- 取引先へのフォーマルな例文
- 社内向けのカジュアルな例文
- 緊急性が高い場合の例文
メールで別件を伝えるときって、状況によって言い回しを変える必要がありますよね。
実際に私も、最初はどのパターンでどう書けばいいのか迷ってばかりでした。
ですが、いくつかの「定番例文」を覚えておくだけで、自信を持ってメールが書けるようになったんです。
それでは、一緒に確認していきましょう。
複数の用件を伝える場合の例文
それぞれの話題をはっきり区切って伝えることが大事ですよ。
いきなり本題がいくつも並ぶと、読む方は混乱してしまいますし、対応漏れの原因にもなります。
ですから、私も以前、ひとつのメールで3つの用件を一気に書いたとき、相手から「ひとつ見落としてました」と言われてしまったことがありました。
それ以来、話題ごとに見出しをつけるような気持ちで書くようにしています。
複数の用件を一度に伝えるときは、「順を追って、わかりやすく」が成功のコツです。
急ぎの依頼を含める場合の例文
緊急であることを丁寧に、でもはっきり伝えることが大切なんですよ。
あいまいな表現だと相手が急ぎだと気づかず、対応が後回しになってしまいます。
ただ、「急いでいます！」とだけ書くのは、ちょっと失礼に聞こえることもあるので、丁寧な言い方でお願いするのがポイントですよ。
言葉を選ぶだけで、相手にプレッシャーをかけずに急ぎを伝えられます。
ですから、急ぎの依頼を含めるときは、「丁寧さ」と「明確さ」のバランスを意識してみてくださいね。
追加の質問をする場合の例文
追加の質問は、別件として丁寧に切り出すのが正解ですよ。
このように、丁寧な言葉で始めると好印象です。
なぜかというと、本題に関係ない質問を続けざまに書いてしまうと、読み手に「話が飛んでる」と思われてしまうからです。
私も以前、返信の最後に「ついでですが…」と書いてしまい、返事をもらえなかったことがありました。
それ以来、「別件となりますが」というひと言を忘れずに書くようにしています。
追加の質問は「しっかり敬意を持って」伝えることで、相手も真剣に答えてくれるようになりますよ。
取引先へのフォーマルな例文
このような表現にしておくと安心ですよ。
相手が社外の方なので、ちょっとした言葉遣いの違いが「失礼だな」と受け取られてしまう可能性があります。
私は最初、社外メールで「ところで…」と軽く書いてしまったことがあり、あとで上司から「ちょっと砕けすぎてるよ」と注意されたことがあります。
その経験から、取引先には常にワンクッション多めに言葉を添えるようになりました。
つまり、取引先とのメールでは「丁寧すぎるくらいがちょうどいい」という気持ちで書くと失敗しにくいですよ。
社内向けのカジュアルな例文
親しみやすいけど乱暴にならない言い回しがちょうどいいんです。
このような表現が好まれます。
その理由は、社内のやりとりではある程度関係性ができているので、堅苦しすぎると逆に浮いてしまうからです。
私も「ちなみに」や「そういえば」などを使って、くだけた調子でメールすることが多かったです。
そのほうが、返信のスピードも早くて、会話っぽくてやりやすいんですよね。
ですので、社内メールでは「気楽さと配慮のバランス」を意識して書くのがちょうどいいですよ。
緊急性が高い場合の例文
相手にすぐ気づいてもらえるような表現にするのがポイントです。
このように書くと、相手も「これはすぐ対応しなきゃ」と気づいてくれます。
私自身も、重要な用件を何気なく後半に書いてしまって、返信がもらえなかったことがありました。
それからは、「至急」や「本日中にご確認をお願いしたい件」とはっきり書くようにしています。
ですから、緊急のときこそ、丁寧さと分かりやすさの両立が大切ですよ。
そして、仕事での別件への切りかえしについて確認しているあなたは、普段は忙しくしていても、土日は習い事に力を注いでいませんか？
こちら記事では、習い事で人気の茶事の招待状の返信に使える例文を12個紹介していますよ♪
別件を切り出す際に避けるべき表現
具体的には、次のような表現はできるだけ避けたいところです。
- 「ついでにですが」→ あまり丁寧な響きがしない
- 「あと、別の話なんですけど」→ 本題の締めがなく唐突に感じる
- 「どうでもいいことなんですが」→ 自分で話の価値を下げている
- 「今思い出したんですが」→ 準備不足な印象を与えている
「とりあえず」「ついでに」「あともうひとつだけ」「どうでもいい話なんですが」などの言い回しは、相手に雑な印象を与えてしまいやすいです。
なぜかというと、メールは対面と違って感情やトーンが伝わりにくいからです。
自分では軽い気持ちで書いていても、読む相手には「軽んじられている」「後回しにされている」と思われてしまうことがあります。
とくにビジネスのやりとりや目上の方へのメールでは、ちょっとした言葉遣いが相手の受け取り方に大きく影響します。
代わりに、以下のような表現をするといいですよ。
- 「さて、もうひとつお願いがございます」
- 「別件で恐縮ですが」
相手に対する敬意が伝わる言い回しにすると、全体の印象がぐっと良くなります。
ちょっとした言葉の選び方が、相手との信頼関係にもつながってくるんですよね。
気をつけたいのは、内容よりも伝え方です。
やわらかく丁寧な表現で、別件の話もスムーズに進められると、お互いに気持ちよくやり取りできますよ。
メールで別件を切り出す際のポイント
こちらでは、メールで別件を切り出す際のポイントについて紹介しますね！
- 別件を伝える意図を明確にする
- 本題と別件を明確に区別する
- 初めに複数話題があることを明示
メールで別の話題に移るときには、気をつけたいポイントがいくつかあります。
本題から急に話が変わると、読み手に「えっ、どういうこと？」って戸惑わせてしまうこともありますよね。
特にお仕事のメールでは、やりとりの正確さや丁寧さが信頼にも関わってくるので、伝え方には工夫が必要です。
それでは、具体的には何に気をつければいいのかを見ていきましょう。
別件を伝える意図を明確にする
読み手にとっては、急に別の話が出てくると混乱してしまうこともありますよ。
このように書けば、相手も「ああ、これも仕事の一部なんだな」と自然に受け入れてくれます。
「お願いがあって…」「確認したいことがもうひとつあります」など、何のための話なのかを冒頭にさらっと添えるだけで、相手は安心して続きを読めます。
特にビジネスメールでは「何のためにこの話を出しているのか」がはっきりしていないと、読み手が「優先度がわからない…」と感じてしまいます。
そうならないよう、別件の背景や目的をさりげなく書いておくと親切ですよ。
本題と別件を明確に区別する
話がぐちゃぐちゃに混ざっていると、受け手はどれが重要な話なのか分からなくなってしまいます。
このように書くと、すごくスッキリしますよ。
本題を一度まとめて区切りをつけてから、別件の話に入るのがコツです。
文にちょっとした「間」や「接続語」を入れて、話題を切り替える意識を持つだけで、メール全体の印象が落ち着いて見えます。
読んでくれる人の立場になってみると、こういうちょっとした配慮がすごくありがたいんですよね。
初めに複数話題があることを明示
実際のところ、メールの終盤で突然「ちなみに…」と別の話が始まると、相手も「もう終わったと思ったのに！」と驚いてしまうことがあるんですよね。
最初に「ご報告とお願いがございます」「2点お伝えしたいことがあります」と書いておけば、「あ、2つ来るんだな」って自然と受け止めてもらえます。
こうして先に「複数話題があること」を伝えておくと、メール全体の構成が読み手にとって分かりやすくなって、親切な印象も残ります。
メールの第一印象って思っている以上に大事で、ちょっとした表現の違いで、丁寧さや信頼感が伝わるものなんです。
別件を切り出す際の注意点
こちらの章では、別件を切り出す際の注意点を以下の順番で紹介していきますね！
- 不自然な話題転換を避ける
- 話題が大きく異なる場合は新しいメールを作成
- 不自然な接続詞や唐突な切り出しは避ける
- 返信期限や優先度を明示する
メールで別の話題を切り出すときって、ちょっとした気づかいがとても大事なんです。
それでは、こちらも解説していきますね！
不自然な話題転換を避ける
このように、区切りをつけてから別の話を始めると、すんなり読みやすくなります。
いきなり全然違う話に飛んでしまうと、読んでいる人が「今の話は終わったの？」「これはどういう意味？」と戸惑ってしまうからです。
こうして丁寧に場面を切り替えることで、相手も内容を理解しやすくなりますし、印象も良くなります。
メールの読みやすさは、やりとりの円滑さに直結するので意外と大切なポイントですよ。
話題が大きく異なる場合は新しいメールを作成
「商品の納期についてのメール」なのに、途中で「今月の経費についても…」
上記のような全く別の部署レベルの話が入ると、読む方も混乱しちゃいますよね。
どっちが大事な話なのか、どう返信すればいいのか迷ってしまう原因になります。
ですから、まったく別のトピックについて伝えるなら、「話題ごとにメールを分ける」というひと手間が、相手への配慮（はいりょ）になります。
読む側の立場に立つと、1通1件の方が整理しやすくて助かるなぁと感じることも多いんですよ。
不自然な接続詞や唐突な切り出しは避ける
- 「前回の件に加えて、もう一つ確認したいことがあります」
- 「以上の件は以上です。続けて別の件をご相談させてください」
このような表現にすれば、ぐっと読みやすくなります。
接続詞を使うとき、前後の文脈がつながっていないと、読み手は「え、なんで急にそんな話？」と感じてしまいます。
たとえば「ところで…」と始めるなら、前の話とのつながりや切り替えの言葉をきちんと整えておくと自然です。
接続詞ひとつでも印象が変わるので、少し意識して使いたいところです。
返信期限や優先度を明示する
なぜかというと、複数の話題があると、どれが先なのか分からず、相手が判断に迷ってしまうからです。
- 「この件は5月10日までにご返信いただけると助かります」
- 「こちらの件は急ぎではないので、お時間のあるときで大丈夫です」
このように書いておくと、相手も安心して対応できます。
相手の負担感も減りますし、メールのやりとりもスムーズになります。
ちょっとした一言ですが、大きな差が出るポイントなんです。
メールでの別件に関するよくある質問Q&A
メールで別件を伝えるときって、意外と「これってどうするのが正解？」と悩むことが多いですよね。
ここでは、そうした「よくある質問」をもとに、実際のメールでどう対応すればいいのかを、分かりやすくお伝えしていきます。
Q1.件名に「別件あり」と入れるべき？
A1.件名に「別件あり」と書く必要は基本的にありません。
ただし、話題が複数あるときは、なるべく件名に工夫をするのが親切です。
理由は、件名を見た時点で、相手が「どういう内容なのか」「急ぎなのか」を判断しやすくなるからです。
たとえば「〇〇のご確認と別件のご相談」というように、メインの話題を先に書いて、続けて別件があることも添えておくと、相手も構えずに読めます。
逆に「別件あり」だけだと少しざっくりしすぎていて、メールの中身が分かりにくくなることもあるんです。
件名は、ざっくりでも構わないけど「相手が開く前に予測できる」っていうのが理想だと思います。
Q2.返信メールでの別件の切り出し方は？
A2.返信メールで別件を切り出すときは、まず本題の返事をしっかり書いたあとに、「話は変わりますが」といった一文を添えてから別件に入るのがスムーズです。
いきなり本題と関係ない話を始めると、相手は「え、何の話だっけ？」と混乱してしまうこともあります。
なので、本題の返事を一度しめてから、「ところで」「あわせてご相談なのですが」などのクッションを使って切り替えるのがポイントです。
このひと手間で、読みやすさがぐっと変わります。
返信メールはどうしても前後のやり取りがある分、ごちゃごちゃしがちなので、話題をはっきり分けると親切ですね。
Q3.メールで別件を切り出すときのベストタイミングは？
A3.別件を切り出すベストタイミングは、本題が一段落したあと、メールの後半に書くのが一般的です。
いきなり別件から入ってしまうと「え？本題はどうしたの？」と感じさせてしまうからです。
特にビジネスメールでは、まず本題をきちんと伝えてから、続けて別件を加えると、相手も内容を整理しやすくなります。
「以上が〇〇の件になります。続けて、別件についてもご相談させてください。」
などと一文入れるだけで、全体がとても読みやすくなるんですよ。
Q4.別件を後回しにしたい場合の表現は？
A4.別件を後回しにしたいときは、「別途ご連絡いたします」や「あらためてご相談させてください」という表現を使うのがベストです。
理由は、その場で長く書きすぎると、メールが読みづらくなるからです。
また、急ぎではない場合は、別件だけを次回にまわして、そのメールでは触れないというのも立派な配慮になります。
「別件については近日中にご連絡差し上げます」などと書いておけば、相手にも「いま急いで返信しなくていいんだな」と伝わります。
こういう小さな一言って、すごく助かるんですよね。
Q5.別件になりますが」と「話は変わりますが」の違いは？
A5.「別件になりますが」は少しフォーマルで、「話は変わりますが」はカジュアル寄りの表現です。
使い分けるなら、相手との関係性で選ぶといいです。
たとえば、上司やお客様に送るメールでは「別件になりますが」のほうが丁寧な印象を与えますし、チーム内や親しい関係の同僚なら「話は変わりますが」でも十分です。
どちらも「別の話に入りますよ」というサインなので、内容が急に飛ばないようにするための大事な言葉なんです。
堅苦しくなりすぎず、でも丁寧に伝えたいときは「さて、別件となりますが…」などの形もおすすめですよ。
メールでの別件の切り出し方のまとめ
こちらの記事ではメールでの別件の切り出しについて、以下の4つを紹介しました。
＜メールでの別件の切り出し方＞
- 「別件になりますが」
- 「話は変わりますが」
- 「さて」「ところで」
- 「恐縮ですが」
＜シチュエーション別例文＞
- 複数の用件を伝える場合の例文
- 急ぎの依頼を含める場合の例文
- 追加の質問をする場合の例文
- 取引先へのフォーマルな例文
- 社内向けのカジュアルな例文緊急性が高い場合の例文
「別件になりますが」「恐縮ですが」などの表現を使うと、会話の切りかえしがスムーズだということがわかりましたね！
この記事を参考に、シーンごと合った切り出し方を使い分けて、気配りのあるメール作成を心がけてみてくださいね。
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